Kurumsal Bina İçin Hijyen ve Haşere Çözümleri

Kurumsal Binalar İçin Bilmeniz Gerekenler

Kurumsal binalarda hizmetin muhatabı tek kişi değil, birbirine bağlı birkaç birimdir. Tesis yönetimi ihtiyacı tanımlar ve operasyonu yürütür, satın alma süreci ve sözleşmeyi kurar, iş sağlığı ve güvenliği birimi taşeron evraklarını ve saha kurallarını denetler, güvenlik birimi giriş yetkilerini yönetir, insan kaynakları ise çalışanlara yapılacak bilgilendirmenin kanalını belirler. Bu yapı işi yavaşlatmaz, aksine doğru kurgulandığında hizmeti sürdürülebilir kılar; ancak tek bir kişiyle konuşup başlanan işlerin sonradan tıkanmasının nedeni de budur. Ölçek de tabloyu değiştirir. Çok katlı bir binada aynı anda yüzlerce kişi bulunur, kafeterya ve yemekhane günün belirli saatlerinde yoğunlaşır, toplantı salonları gün boyunca farklı gruplara açılır, teknik alanlarda sürekli çalışan ekipman vardır ve ziyaretçi trafiği resepsiyon üzerinden akar. Bu yoğunlukta hijyenin görünürlüğü de yüksektir; bir kafeteryada görülen tek bir haşere fotoğrafı kısa sürede kurum içi iletişim kanallarında dolaşır ve konu tesis yönetiminin gündemine bir anda, hazırlıksız düşer. 2002'den bu yana kurumsal ölçekte çalışırken gördüğümüz en belirgin fark, iyi yürütülen tesislerde hijyenin bir kriz başlığı değil, düzenli izlenen bir performans başlığı olmasıdır.

Satın alma ve sözleşme tarafı kurumsal binada işin belkemiğidir. Teknik şartnamenin, teklif aşamasından önce tesis yönetimi tarafından yazılması gerekir; aksi halde gelen teklifler farklı işleri tarif eder ve karşılaştırma anlamını yitirir. Şartnamede bulunması gereken başlıklar şunlardır: kapsama giren alanların kat kat listesi, teknik hacimlerin ayrıca tanımlanması, hizmet başına yıllık ziyaret sayısı, planlı ziyaretlerin hangi saat aralığında yapılacağı, plan dışı çağrılara dönüş süresi, her ziyaret sonunda teslim edilecek belgeler ve aylık raporun içeriği. Performans göstergeleri de baştan yazılmalıdır; en işlevsel olanlar planlı ziyaret takvimine uyum oranı, çağrıya yanıt ve kapanış süresi, tekrar eden bulgu sayısı ve düzeltici faaliyetlerin kapatılma oranıdır. Bunların yanında taşeron evrak yükü vardır: personel listesi ve giriş kartı talepleri, iş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları, sigorta ve sosyal güvenlik belgeleri, kullanılan ürünlerin ruhsat bilgileri ve güvenlik bilgi formları. Bu evrakların sözleşme başında eksiksiz teslim edilmesi, sahada ilk gün yaşanan giriş sorunlarının neredeyse tamamını ortadan kaldırır. Sözleşme süresince personel değişikliklerinin de aynı düzen içinde önceden bildirilmesi gerekir; aksi halde planlanmış bir ziyaret güvenlik kapısında beklemeye takılır ve takvim kayar.

Kurumsal binada alanlar tek tip değildir ve her biri farklı yöntem ister; kapsamın kat kat değil, alan tipine göre yazılması bu yüzden önemlidir. Açık ofis katlarında öne çıkan başlık temas yüzeyleridir: ortak masalar, toplantı odası kapı kolları, dokunmatik paneller, çay ocağı tezgahları ve fotokopi alanları. Kafeterya ve yemekhanede gıda güvenliği devreye girer; hazırlık alanları, kuru gıda deposu, soğuk oda çevresi, yağ tutucu ve atık noktası ayrı ayrı ele alınır ve buradaki uygulamalar mutlaka servis dışı saatlerde yapılır. Islak hacimler, soyunma odaları ve duşlar nem nedeniyle ayrı bir gruptur. Sunucu odaları ve elektrik odalarında ise su ve aerosol kullanımı söz konusu değildir; buralarda kuru yöntemlerle, ekipmana temas etmeden ve mutlaka teknik birim refakatinde çalışılır. Havalandırma santralleri, soğutma kuleleri ve sıcak su tesisatı Legionella riski açısından kurumsal binaların en hassas başlığıdır; bu sistemlerin bakım ve izleme sorumluluğu teknik ekipte olsa da, ilgili hacimlerin temizliği ve dezenfeksiyonu program içinde ayrıca tanımlanmalıdır. Otopark, atık odası, yükleme alanı ve bina çevresi ise dış baskının en yüksek olduğu bölgelerdir.

Zamanlama ve çalışan iletişimi, kurumsal binada memnuniyeti belirleyen iki başlıktır. Planlı uygulamaların büyük bölümü mesai dışına, hafta sonuna ya da vardiya boşluklarına alınır; bu hem çalışanları rahatsız etmemek hem de uygulamanın kalitesini korumak için gereklidir. Kat kat ilerleyen bir plan, binanın tamamının aynı anda etkilenmesini önler. Çalışanlara yapılacak duyurunun kurumun kendi kanalları üzerinden gitmesi gerekir; intranet duyurusu, kat sorumluları üzerinden bilgilendirme, asansör ekranları ve kafeterya girişindeki yazılı bilgi birlikte kullanıldığında mesaj yerine ulaşır. Duyuruda hangi katın hangi saatte çalışılacağı, hangi alanın ne kadar süre kapalı kalacağı ve masaların üzerinin boşaltılıp boşaltılmayacağı yazılı olmalıdır. Hassasiyet bildirimi için de bir kanal olması gerekir; ağır alerjisi bulunan, hamile ya da solunum rahatsızlığı olan çalışanların bulunduğu bölümlerde uygulama saati ve yöntemi ayrıca planlanır. Kısıtlı erişimli alanlarda refakat kuralı işletilir, bilgi güvenliği kapsamındaki bölümlerde ise ekiplerin hangi koşullarda çalışacağı sözleşmede tanımlanır. Bu ayrıntılar önceden konuşulduğunda saha günü sürpriz yaşanmaz ve iş planlanan sürede biter. Uygulama sonrasında kısa bir kontrol turu da faydalıdır; masaların, toplantı odalarının ve ortak alanların ertesi sabah çalışma düzeninde bulunduğundan emin olunmadan saha kapatılmamalıdır.

Kurumsal binada programın sürdürülebilirliği, aylık raporun gerçekten okunmasına bağlıdır. İşe yarayan bir rapor yalnızca yapılan işleri sıralamaz; hangi bölgede hangi bulguya rastlandığını, önceki aya göre eğilimin ne yönde olduğunu, hangi düzeltici faaliyetin kimde ve hangi terminle beklediğini ve bir sonraki ay planlanan işleri gösterir. Bu rapor tesis yönetimi tarafından düzenli değerlendirildiğinde, program yılın ortasında kendi kendini düzeltmeye başlar; örneğin belirli bir katta tekrar eden bulgular varsa neden aranır ve çoğu zaman karşılığı yapısal çıkar. Bütçe döngüsü de dikkate alınmalıdır; tekliflerin kurumun bütçe dönemine yetişecek şekilde alınması, yıl içinde ek onay aramak zorunda kalmayı önler. Kurumsal binalarda gördüğümüz sık hatalar ise şunlardır: şartname yazılmadan teklif toplamak, kapsamı yalnızca ofis katlarıyla sınırlayıp teknik hacimleri ve dış çevreyi dışarıda bırakmak, sorunu yalnızca çalışan şikayeti geldiğinde ele almak, düzeltici faaliyet listelerini sahipsiz bırakmak ve raporları okumadan dosyalamak. Binanızı ve teknik alanlarını gezip alan bazlı kapsam listesi, ziyaret takvimi ve rapor formatı çıkarmamız için keşif hizmetimiz ücretsizdir; keşif sonunda satın alma sürecine sunulabilecek yazılı teklif hazırlanır.