Apartman İçin Hijyen ve Haşere Çözümleri

Apartmanlar İçin Bilmeniz Gerekenler

Bir apartmanı yönetmek, teknik olarak birbirinden bağımsız görünen ama hepsi aynı ortak gider havuzundan karşılanan bakım kalemlerinin takvimini tutmak demektir. Asansör bakımı, yangın söndürücü dolumu, kalorifer kazanı kontrolü ve çatı yalıtımı gibi işlerin çoğu binada bir tarihi ve bir sorumlusu vardır; hijyen kalemleri ise genellikle yazılı takvimin dışında kalır ve ancak bir şikayet geldiğinde gündeme gelir. Oysa bina hijyeni tek bir işten değil, birbirini besleyen dört ayrı başlıktan oluşur: ortak alanların düzenli temizliği, haşere kontrolü, temas yüzeylerinin dezenfeksiyonu ve su deposu bakımı. Bunlardan biri aksadığında diğerlerinin sonucu da düşer; çöp odası düzenli yıkanmayan bir binada ilaçlama programı beklenen etkiyi vermez, bodrumu tozlu bir binada depo temizliği kısa sürede geri alınır. İstanbul'da 2002'den bu yana çalışırken yöneticilere ilk anlattığımız şey budur: apartmanda hijyen, tek tek satın alınan hizmetlerin toplamı değil, yıl boyunca yürüyen tek bir programdır. Bu programın binanın karar defterinde ve işletme projesinde yeri olduğunda, yönetici her sorunda yeniden teklif aramak ve kurulu yeniden ikna etmek zorunda kalmaz. Apartmanın büyüklüğü değil, bu takvimin varlığı belirleyicidir; on altı daireli bir bina da kırk daireli bir bina da aynı mantıkla yönetilir.

Karar süreci apartmanda çoğu zaman işin en yavaş kısmıdır ve bunun nedeni mevzuat değil, hazırlıksızlıktır. Ortak alanı ilgilendiren her hizmet ortak giderden karşılanacağı için dayanağın kat malikleri kurulu kararı olması gerekir; kurul yılda en az bir kez olağan olarak toplanır ve bu toplantıda gelecek dönemin işletme projesi görüşülür. Hijyen kalemlerini o toplantıya gündem maddesi olarak yazılı biçimde taşımak, yıl içindeki tartışmayı büyük ölçüde bitirir. Bunun için kurula sunulacak teklifin fiyattan önce kapsamı göstermesi gerekir: hangi alanlar çalışılacak, yılda kaç ziyaret yapılacak, her ziyarette ne teslim edilecek. Yönetici, kurul kararı olmadan da binanın korunmasına yönelik ivedi tedbirleri alabilir; yoğun bir kemirgen hareketi ya da patlamış bir gider hattı sonrası bekleyip toplantı beklemek doğru olmaz, bu işler yapılıp ilk toplantıda kurula sunulur. Ortak giderin paylaşımı yönetim planında nasıl yazıldıysa öyle işler; çoğu binada temizlik ve hijyen gibi kullanıma bağlı kalemler daireler arasında eşit, ana yapıyı ilgilendiren kalemler arsa payına göre bölüşülür. Kiracıların oturduğu dairelerde bu tür düzenli işletme giderleri genellikle kullanan tarafa aittir; anlaşmazlığı önlemenin yolu, kalemin adını işletme projesinde net yazmaktır.

Yıllık takvimi kurarken her hizmetin kendi ritmi olduğunu göz önünde tutuyoruz. Ortak alan haşere kontrolü için genel yaklaşımımız üç ayda bir düzenli uygulamadır; ilkbahar sonunda üreme hızlandığı, sonbaharda ise kemirgen binaya yöneldiği için bu iki geçiş döneminde program biraz sıkılaştırılır. Su deposu bakımında kabul gören aralık yılda iki kez, yani altı ayda birdir ve bunu bahar ile sonbahara sabitlemek en pratik yoldur. Ortak alan dezenfeksiyonu normal dönemde ayda bir yürütülür, okulların açık olduğu ve solunum yolu enfeksiyonlarının arttığı aylarda sıklaştırılır. Genel temizlik ise iki katmanlıdır: haftalık ya da haftada birkaç kez tekrarlanan rutin ile yılda bir veya iki kez yapılan, camları, derzleri, teknik hacimleri ve çatı çıkışını kapsayan derin temizlik. Buna binanın kendi olayları eklenir; çatı yenilenmesi, tesisat değişimi ya da boyalı bir tadilattan sonra ortak alanın inşaat sonrası temizlikle teslim edilmesi gerekir. Bu kalemleri tek bir yıllık tabloya yazdığımızda, çoğu binada ziyaretlerin belirli aylarda üst üste bindiği ve bazı ayların tamamen boş kaldığı görülür. Tabloyu dengelemek, hem ekiplerin binada geçirdiği süreyi hem de yönetimin duyuru yükünü azaltır; sakinler açısından da bina yıl boyunca aynı seviyede tutulmuş olur.

Sakinlerin bilgilendirilmesi, apartmanda memnuniyetsizliğin en büyük kaynağı olduğu için ayrı bir başlıktır. Bir uygulamanın günü ve saati kadar, o gün neyin kullanılamayacağı da duyurulmalıdır; su kesilecek mi, asansör bir süre kapalı mı kalacak, otoparka araç bırakılabilecek mi, bodruma inilebilecek mi. Duyuruyu tek kanaldan yapmak yetmiyor; giriş panosu ve asansör kabinine asılan ilan ile mesaj grubundan atılan bilgilendirmenin birlikte kullanılması, kat temsilcisi olan binalarda ise mesajın kat kat iletilmesi en sağlıklısı. Yöneticiden uygulama öncesi öğrenmek istediğimiz birkaç bilgi vardır: binada yatalak hasta, yeni doğan bebeği olan aile, ağır alerjisi bulunan sakin ya da evinde kuş, akvaryum veya sürüngen besleyen daire var mı. Bu daireler için uygulama sırası, yöntemi ve bekleme süresi ayrıca planlanır. Uygulama bittikten sonra kısa bir geri bildirim turu da işe yarar; hangi katta hareketin sürdüğü ya da hangi bölümün gözden kaçtığı, bir sonraki ziyaretin planını doğrudan değiştirir. Yönetim değişikliği apartmanda hizmet sürekliliğinin en çok kırıldığı andır; devredilen klasörde geçmiş uygulama belgeleri, keşif notları ve bir sonraki ziyaret tarihleri bulunmadığında yeni yönetici her şeye sıfırdan başlar ve bina fiilen bir yılını kaybeder.

Belge tarafında apartman yönetiminin elinde bulunması gereken dosya aslında ince ama önemlidir. Haşere uygulamalarında kullanılan ürünlerin Sağlık Bakanlığı tarafından ruhsatlandırılmış biyosidal ürünler olması ve hizmeti veren firmanın halk sağlığı alanında haşere mücadelesi izin belgesi bulunması gerekir; her uygulamadan sonra tarih, çalışılan bölgeler, ürün adı ve etken maddesi ile bir sonraki ziyaret tarihini gösteren belge yönetime teslim edilir. Su deposu tarafında temizlik belgesi ve talep edilmişse akredite laboratuvara gönderilen numunenin analiz raporu aynı klasörde durur. Bu dosya hem sakinlerden gelen soruların hem de olası bir denetimin tek cevabıdır; ayrıca daire satış ve kiralama süreçlerinde binanın bakımlı olduğunu gösteren somut bir kayıttır. Yöneticilere en sık hatırlattığımız yanlışlar ise şunlar: teklifleri yalnızca rakama bakarak karşılaştırmak ve kapsamı okumamak, her hizmeti ayrı firmadan alıp takvimin dağılmasına izin vermek, işleri yalnızca şikayet geldiğinde yaptırmak ve yapısal eksikleri kapatmadan uygulamadan kalıcı sonuç beklemek. Bir apartmanın neye ihtiyacı olduğu ancak binayı yerinde gezerek çıkarılır; keşif hizmetimiz ücretsizdir ve keşif sonunda kat malikleri kuruluna sunulabilecek, kapsamı ve yıllık ziyaret sayısını gösteren yazılı bir teklif hazırlanır.